Så klarade jag mitt dagliga mål 365 dagar i rad

Nedan delar jag med mig av några principer som varit viktiga för mig när det kommer till att skapa balans i vardagen och för att förbättra min produktivitet. Jag hoppas att du finner det intressant och att det är någonting som du själv kan ha användning av. Mina idéer och inspiration kommer från alla möjliga källor och människor som jag stött på genom åren. Om jag ska nämna en källa för vidare läsning och praktiska tips som haft stor betydelse för mig i mitt sätt att se på uppgifter och ”saker” i min omgivning så är det boken ”Få det gjort – Svart bälte i vardagseffektivitet” av David Allen.

Tips 1: Snabbtillägg av uppgifter

I den app som jag använder (Todoist) för att strukturera uppgifter och projekt är det möjligt att använda sig av snabbtillägg av uppgifter. Detta är perfekt när du befinner dig på resande fot, är ute och går eller bara behöver få ner en tanke fort. Uppgifterna som du lägger till hamnar automatiskt i appens inkorg som du kan gå igenom i lugn och ro när du har ett bättre tillfälle.

Genom att skriva ner tankar förbättras närvaron då du kan känna dig trygg med att du hanterar dem utan att du måste hålla allt i huvudet (vilket är i princip omöjligt). Det säkerställer också att du inte går miste om bra idéer. Om du inte använder en app så går det naturligtvis också bra att exempelvis bära med sig ett klassiskt block och en penna.

Om du vill hålla telefonen borta från sovrummet så kan jag rekommendera att alltid ha ett block på nattduksbordet. Bra idéer föds också på natten!

Papper och penna är också att föredra när du får idéer och tankar under möten. Det upplevs om inte annat trevligare för omgivningen. När mötet är slut kan du överföra uppgifterna till din ”standard- inkorg”.

Tips 2: Ta kontroll över informationsflödet

Det finns många som påkallar vår uppmärksamhet genom sociala medier, e-post, TV med mera. Med tanke på det enorma informationsflödet är det en bra idé att ha en strategi kring hur och när du tar del av information. Det vill säga när på dagen du läser din e-post och när du går in på sociala medier. Hur du väljer att lägga upp det är individuellt och det yrke eller sysselsättning du har kan styra vilket upplägg som är passande. En tumregel är att försöka lägga informationsintaget efter att du hanterat det som du själv anser är det viktigaste för dagen. Ett första steg är att börja fundera kring detta och utvärdera vad som passar in i din livsstil. Om du har gjort detta är du redan en bra bit på vägen mot en balanserad vardag med god produktivitet.

Tips 3: Produktivitetsmål

Bli extra motiverad till att höja din produktivitet genom att sätta mål för hur många uppgifter du vill avsluta per dag och per vecka. Hitta en nivå som känns lagom utmanande – det vill säga där du får en viss utmaning samtidigt som det inte känns överväldigande. Höj målen efterhand när du märker att din produktivitet förbättras och sänk dem om du känner att du behöver det. Genom att regelbundet följa upp vad du gör på detta sätt stimulerar du ditt belöningssystem och skapar en positiv känsla kopplat till att ta initiativ till att slutföra uppgifter.

I Todoist väljer du själv hur många uppgifter du har som mål att slutföra. I takt med att du klarar dina mål och uppgifter samlar du på dig ”karma” och går upp i rank. Under 2020 klarade jag för första gången mitt dagsmål ett år i rad och i skrivande stund har jag uppnått dagsmålet 410 dagar i rad. Ju fler dagar och veckor du klarar, desto mer motiverad blir du till att förlänga streaken. Man kan välja vilka dagar som ska räknas som semester i Todoist, dessa dagar räknas inte med och du förlorar inte din streak genom att du inte uppnår målet dessa dagar. Jag har valt att ha lördagar och söndagar som mina regelbundna semesterdagar.

Tips 4: Skapa ett ramverk som ger dig flow

Vissa pratar om att arbeta i ”block”, där visst tidsspann på dagen avser en viss typ av inriktning på aktivitet (till exempel motion, skrivande, kolla mejl etcetera.). För egen del föredrar jag att ha mer av dagliga riktlinjer med vissa återkommande aktiviteter, där vissa aktiviteter utförs varje dag och andra på särskilda dagar. På torsdagar gör jag exempelvis alltid en genomgång av alla mina uppgifter och går igenom kommande vecka (där jag ser till att allt ligger där det ska och att jag inte har aktiviteter som krockar) – jag kallar detta för min veckogenomgång.

Dagliga riktlinjer handlar för min del om hur länge jag arbetar, hur jag tar mig an mina uppgifter och när jag läser mejl och inkommande meddelanden i sociala medier. Återkommande aktiviteter kan exempelvis vara att ta en promenad varje morgon eller att meditera innan du börjar arbeta. Genom att ha sådana återkommande aktiviteter och riktlinjer (som passar en) – ett ramverk – blir det enklare att hamna i flow där allting går lekfullt enkelt och av sig självt, eftersom du inte alltid behöver fundera på vad exakt du ska göra härnäst. Det skapas en igenkänning som gör det enklare för dig att veta var du ska lägga ditt fokus.

Tips 5: Prioritera din hälsa

Slutligen, det kanske mest självklara men antagligen också det viktigaste för att uppnå en bra produktivitet: att prioritera din hälsa. En god hälsa och produktivitet går hand i hand. Om du inte prioriterar ditt välmående blir det också svårt att orka med allt det där du vill göra och om du inte orkar med det du vill göra är det svårt att orka med allt det andra. Hälsa i detta sammanhang avser allt det som ryms inom kost, sömn, motion och mental hälsa, med andra ord någonting som skulle bli allt för långt att läsa om jag skrev allt som jag tänker på kring det. Om jag ska ge en tanke att ta med dig i ämnet så är det att komma ihåg att vara snäll mot dig själv, då blir det också enklare för din kropp att bli mer avspänd.

Om Todoist och produktivitet

Todoist går att använda i mobilen, liksom i webbläsaren och att ladda ner på datorn. Fördelarna med att använda en app för uppgiftshantering är att du kan samla alla dina uppgifter och åtaganden (och mer än det) på ett och samma ställe, istället för att ha separata listor i mobilen, på mejlen, på papper, i kalendrar, digitala listor på datorn och så vidare. Detta, att samla uppgifter på ett fåtal ställen, är för övrigt det första steget mot att förbättra din produktivitet genom att få en bättre överblick.

Jag vill påpeka att produktivitet och uppgiftshantering aldrig varit det enskilda ändamålet för mig. Däremot har produktivitet blivit en effekt av att jag tagit till mig tips och utvecklat metoder i hur jag arbetar för att hinna med det jag vill och jag upplever att det är en bra måttstock på hur väl det går för mig att skapa balans i mitt liv. En bra balans mellan arbete och fritid är vad som ger en ihållande produktivitet i längden. Med Todoist får jag feedback direkt, samtidigt som det är ett bra verktyg för att planera och genomföra alla slags projekt som jag tar mig an.

Jag hoppas att du hade glädje av inlägget. Kommentera gärna nedan och berätta om dina erfarenheter om hur du skapar balans i vardagen.